Evénements

  1. Quels sont les événements prévus en 2024 ?

    Les voyages, séjours, week-end programmés en 2024:

    • WE challenge des neiges
    • Adayades sportives
    • Séjour en Dordogne
    • Voyage ados au Portugal
    • WE Pic du Midi
    • WE Thalasso à Hyères

    En savoir plus:

    • Voir les événements >>>
    • Comment sont définis et conçus les événements >>>
    • Voir les actions et prestations proposées en 2024 >>>

  2. Quand connaitrons-nous les événements prévus en 2025 ?

    La commission Evénementiel conçoit les événements de l'année N+1 durant le 1er semestre de l'année.

    Les propositions sont ensuite soumises puis votées au conseil d'administration de juin.

    Selon les éléments à réajuster, la liste des événements est généralement mise en ligne entre juillet et début septembre.

    La liste des événements 2025 sera donc diffusée entre juillet et septembre 2024.


  3. Où retrouver la liste des événements passés ?

    Tous les événements antérieurs à 2024 peuvent être retrouvés dans les rapports d'activité de l'ADAS-INRAE

    Les événements postérieurs à 2024 sont à retrouver dans la page de la commission "Evénementiel"


  4. Comment s'inscrire à un événement ?

    En amont de votre 1ère demande d'inscription :

    • être à jour de votre adhésion à l’ADAS-INRAE
    • Mettre à jour de votre composition familiale
    • Demander votre calcul de QF et attendre sa validation avant de s'inscrire

    S'inscrire en ligne, depuis la page de l'événement

    • Sélectionner un 1er participant (vous ou un de vos ayants droit) puis répondre aux questions ou remplir les champs demandés
    • Sélectionner éventuellement d'autres participants puis répondre, pour chacun, aux questions ou remplir les champs demandés
    • Cliquer sur "Calculer le montant du séjour"
    • Cliquer sur "Réserver le séjour"
    • Valider les conditions d'utilisation sur la page suivante puis valider votre demande
    • Vous recevrez alors un mail de confirmation. Votre demande sera à l'état "En cours de traitement" dans votre espace personnel -> Mes consommations

    Vous ne disposez pas d'un accès internet :

    • Contacter votre section locale ou le secrétarait administratif permanent pour qu'il vous fournisse un formulaire d'inscription papier (paragraphe "Demande de prestation -> Formulaire 2024 de demande d'inscription à un événenement"), qui sera à envoyer à l'adresse indiquée sur le formulaire

  5. Comment savoir ce qui est compris dans le tarif d'un événement ?

    Un dossier complet du week-end, séjour ou voyage est téléchargeable sur la page de l'événement.

    Dans la partie "Tarifs" de ce dossier, il est précisé ce que le tarif comprend et ce que le tarif ne comprend pas.


  6. Puis-je ajouter les membres de ma famille à un événement ?

    Oui, vous pouvez partir avec un membre de votre famille, sachant que : 

    • Si cette personne est un de vos ayants droit (enfant à charge, conjoint), il vous suffira de la sélectionner lors de l'inscription
    • Si cette personne n'est pas un de vos ayants droit, vous pouvez l'ajouter comme "Invité", mais
      • elle ne sera pas prioritaire si le nombre d'inscrits est supérieur au nombre de places disponibles
      • elle paiera le prix de revient indiqué dans le tarif +10€

  7. Puis-je ajouter un extérieur à un événement ?

    Oui, vous pouvez rajouter une personne extérieure (en tant qu'invité) sur un événement, sachant que :

    • elle ne sera pas prioritaire si le nombre d'inscrits est supérieur au nombre de places disponibles
    • elle paiera le prix de revient (indiqué dans le tarif) +10€

  8. Est-ce que je reçois une confirmation de ma demande d'inscription ?

    Dès que vous faites une demande de prestation (vacances, événement, subventions), vous revecez un mail automatique vous informant que votre commande a bien été enregistrée et qu'il vous est possible de la suivre depuis votre espace personnel (elle sera notée "En cours de traitement" durant la phase d'inscription, puis passera à "Confirmé" ou "Non confirmé" ensuite).


  9. Quand puis-je savoir si je suis accepté(e) à un événement ?

    Afin de permettre à tous de pouvoir partir, les inscriptions se font durant une période déterminée, puis une sélection est faite après la date butoir d'inscription.

    Quelques jours sont généralement nécessaires pour valider certains documents et faire la sélection (généralement 5 à 10 jours).
    Si le nombre minimum d'insrits n'est pas atteint, il peut être nécessaire de prolonger la date butoir d'inscription.

    Une fois ces étapes passées, votre demande passe du statut "En cours de traitement" à "Confirmé" ou "Non confirmé" dans votre espace personnel (rubrique "Mes consommations"). Vous recevez également un mail pour vous en informer.

    Vous pourrez effectuer le paiement lorsque la facture aura été établie (elle vous sera envoyée par mail). Vous pourrez alors procéder au paiement à partir de votre espace personnel.


  10. Quels sont les critères de sélection ?

    Les critères de sélection sont notés dans le dossier de l'événement (qui est à télécharger sur la page de l'événement).

    En 2024, les critères de sélection pour les événements sont : 

    Pour les voyages, séjours, week-end (hors rencontres sportives et Adayades), si les demandes sont supérieures au nombre de places, la priorité sera donnée, parmi les dossiers complets : 

    1. Aux dossiers comportant impérativement : un sociétaire ou un associé conventionné avec ou sans ses ayants-droits (un seul invité).
    2. Aux personnes non parties avec l’Adas depuis 5 ans dans la même catégorie (voyage, séjour, week-end loisirs) - les catégories sont consultatbles sur la page "actions et prestations 2024"
    3. En cas d’égalité au critère précédent : tirage au sort – par le logiciel de gestion des dossiers

     

    Pour les rencontres sportives et les Adayades, si les demandes sont supérieures au nombre de places, la priorité sera donnée, parmi les dossiers complets : 

    1. aux sociétaires ou associés conventionnés (et leurs ayants-droit), à jour de leur adhésion
    2. limitation du nombre de participants par section locale

  11. Comment payer ma facture ?

    Votre facture vous sera envoyée par mail dès que la sélection des participants aura été faite.

    • Rendez-vous alors dans votre espace personnel, rubrique "Mes consommations". Le montant à payer apparaitra
    • Cliquer sur le montant à payer. Vous serez rediriger vers l'espace de paiement en ligne.

    Pour les différents modes de paimement possibles, consulter la FAQ "paiement"


  12. Est-il possible de connaitre la liste des participants à un événement ?

    Conformément au RGPD (règlement général sur la protection des données), la liste des participants ne peut pas être transmise sans accord préalable des personnes figurant sur cette liste.

    Afin de vous permettre de prévoir un co-voiturage et/ou de préparer au mieux votre séjour, l'ADAS propose d'envoyer le nom, prénom et section locale des participants qui acceptent de figurer sur cette liste aux participants. Chacun accepte, ou non, de figurer sur cette liste (et peut demander à en être retiré à tout moment) lors de l'inscription à l'événement (en répondant à la question "J'autorise l'ADAS à diffuser mon nom, prénom et section locale aux autres participants " oui/non).

    Les adassiens ayant accepté d'apparaitre sur cette liste recevront la liste par mail quelques semaines après la sélection.


  13. Est-ce que le trajet pour se rendre à un événement est subventionné ?

    Conformément à ce qui est précisé dans le dossier d'information de chaque événement, des indemnités de ralliement (IR) sont versées uniquement pour les sociétaires ou associés conventionnés et leurs ayants droit. Aucun forfait de ralliement n'est versé pour les associés et les extérieurs (invités).

    Ces indemnités correspondent à un forfait par zone versé directement à la section locale (les participants n'ont aucune demande à faire et aucun justificatif à fournir), quel que soit le transport utilisé pour rallier le lieu de rendez-vous.

    Elles sont calculées selon les modalités suivantes : versement a posteriori directement à la section locale = forfait de ralliement X nombre de participants

    Ces indemnités sont versées quelques semaines après l'événement. Dans le cas où la section locale organise un transport collectif, elle ne reversera pas forcément les IR aux participants concernés.


  14. Quelles sont les conditions de modification ou d'annulation ?

    Les conditions de modification ou d'annulation sont propres à chaque événement.

    Elles sont donc détaillées dans chaque dossier d'information d'événement.

    En général, on retrouve la base suivante : 

    • FRAIS DE MODIFICATION OU D'ANNULATION DU DOSSIER
      30 € seront retenus pour frais de dossier après acceptation de l'inscription.

     

    • ANNULATION (OU NON PRESENTATION DE L'ADASSIEN) AVEC JUSTIFICATIF VALIDE
      La garantie s'exerce si l'empêchement au départ est occasionné par :
      • Une maladie (rechute et blessure antérieure comprise), un accident ou le décès de l'assuré, d'un membre de sa famille ou d'un accompagnant assuré
      • Un attentat ou une catastrophe naturelle survenant à destination
      • Tout aléa soudain, imprévisible et justifiable empêchant l'adassien de réaliser le séjour

             -> En plus de frais de modification du dossier (30 €), XX € peuvent être retenus par participant

     

    • ANNULATION OU NON PRESENTATION DE L'ADASSIEN) SANS JUSTIFICATIF VALIDE
      Aux 30 € de frais de dossier, s'ajoute :
      • Entre xx et xx jours : xx% du montant de la facture due par l'adassien
      • Entre xx et xx jours : xx% du montant de la facture due par l'adassien
      • Moins de xx jours : 100% du montant de la facture due par l'adassien

            Décompte des jours pour le calcul des frais d’annulation : est considéré comme jour 1, la veille du départ

     

    POUR DEMANDER UNE ANNULATION OU UNE MODIFICATION DE SON INSCRIPTION : 
    Pour toute demande d'annulation ou de modification, merci d'utiliser le formulaire contact en choisissant "Partir en voyage-séjour-WE" comme destinataire et en précisant bien l'événement concerné.

    Un justificatif vous sera demandé s'il s'agit d'une annulation qui rentre dans la catégorie "annulation avec justificatif".


  15. Où retrouver les photos des événements passés ?

    Une sélection de photo peut être mise que la photothèque de l'ADAS (Joomeo), accessible aux adassiens.

    Toute personne peut demander à en être retirée. Dans ce cas, merci de contacter la communication de l'ADAS en précisant les photos concernées.